A la hora de abrir una oficina nueva siempre queda como tema pendiente la seguridad e inmediatamente después comienzan las preguntas sobre cuáles medidas serán suficientes para mantener a salvo todo lo relacionado a tu empresa y sus colaboradores.
¿Cómo asegurar tus bienes? La respuesta es un poco más compleja que el simple hecho de contratar un sistema de alarma y a una empresa de seguros que cubrirá algunos gastos por robos, pues también debe involucrar el salvaguardado de datos, de tu personal y de tus instalaciones.
A continuación, te daremos una serie de sencillas recomendaciones para proteger cinco aspectos dentro de tu oficina:
1. Protección de los archivos digitales
Ciertas fallas de equipos o de las instalaciones pueden afectar el respaldo de tus archivos digitales, por ello:
- Haz copias diarias o semanales para cualquier contingencia, y respáldalos en discos duros externos al menos una vez al mes. Bonus: encriptarlas las protegerá con mayor eficiencia.
- Mantén actualizados los antivirus, pues es de vital importancia que siempre estén al día con los permisos y las bases de datos.
- Usa el sistema de bloqueo de sistema operativo cuando un empleado deje su sitio, así personas externas o de distintos departamentos no podrán tener acceso a esta información.
- Guarda las claves en un software especial para ello, las protegerá y reiniciará remotamente.
- Al cambiar de computadoras, la sugerencia es destruir los discos duros que se dejan para que no puedan filtrarse copias de información o sobreescribirse archivos de antiguas versiones.
2. Protección de tu equipo de trabajo
Los aparatos electrónicos son instrumentos delicados y de gran valor, además de ser comúnmente las principales herramientas de trabajo. Por ello:
- Elige un seguro que tenga suficiente cobertura para sobreguardar tus intereses, que cubran daños por robo de equipo de cómputo, fotocopiadora, escáners y el resto de tus herramientas.
- Los supresores de picos ayudarán a regularizar las cargas eléctricas sin importar el clima o las fallas del cableado del edificio donde te encuentres, así protegerás tus equipos.
- Los candados para computadora pueden ser una medida de seguridad enfocada en la prevención de robos, pues dificultan su sustracción al mantener fijos los equipos al escritorio si son dejados en la oficina tras cada jornada.
- Del mismo modo, las alarmas de proximidad para las portátiles pueden ser útiles, pues te avisarán en qué rango de distancia se encuentran y sabrás si salen de la distancia permitida. Sus receptores de transmisión pueden ser instalados en lugares centrales dentro de tu oficina para rastrear las computadoras de una manera más óptima.
3. Protección de las instalaciones
Nuestra empresa no sólo es propensa a los robos, también a los accidentes y al deterioro, por lo que cada esfuerzo debe estar enfocado en proteger tu patrimonio en todo momento. Luego de encontrar el mejor lugar para establecer una oficina que tenga todo lo que tu empresa necesita, se sugiere:
- Instalar cámaras de seguridad: más allá de un sistema con sensores de movimiento, las grabaciones te ayudan a identificar situaciones problemáticas y a los involucrados.
- Cambia tus cerraduras por lo menos una vez al año, así sea que las copias de las llaves las tengan sólo algunas personas.
- Asegura puertas y ventanas de una manera en que sólo puedan abrirse desde adentro.
- Ilumina adecuadamente tus espacios, ayudará a tu personal a transitar con más seguridad al igual que brindara una mejor visión.
- Contrata a un guardia de seguridad, esto hará que estén más seguras las instalaciones.
- Instala un sistema antiincendios o como mínimo un extintor para los accidentes.
4. Protección de tus colaboradores, tu activo más importante
Las personas que trabajan contigo también pueden ser vulneradas dentro y fuera de tu oficina, sea por accidente o por terceros; por ello, una cultura de la prevención y la seguridad es muy importante para mantener el orden y a todos a salvo, con esto también prevendrán, identificarán y podrán tratar los problemas más comunes que se presentan dentro del trabajo.
- Ten disponible un botiquín de primeros auxilios y los medicamentos más básicos para el día a día.
- Sugiere el no dejar objetos personales en la oficina para protegerlos, así como sus datos.
- Proporciónales libretas para los apuntes de todo lo referente al trabajo y asegura que estarán a salvo.
- De ser posible, capacítalos en primeros auxilios ante cualquier situación.
- Practica simulacros de emergencias una vez cada seis meses, al respecto de desastres naturales, robos u otros accidentes.
- Proporciona rutas de evacuación y un sistema de claves de emergencia que sólo los miembros de la empresa conozcan.
5. Protección de tus redes internas y externas
En la actualidad las redes nos conectan a todas partes del mundo. Por lo mismo, han ido en aumento los delitos como fraudes y robos de identidad, lo que hace de suma importancia el tema de la seguridad en la conexión que utilice tu empresa.
- Protege tu red WiFi, evita que desconocidos se conecten blindando tu router.
- Resetea una vez por mes tus accesos para evitar la re-conexión de personas que no circulen por la oficina.
- Crea un sistema secreto para guardar tus claves que permitirá cambiarlas regularmente sin perderlas en el proceso.
- Puedes cambiar el SSID (Service Set Identifier) y la dirección ID para identificarla de una mejor manera y dejar atrás la configuración estándar de tu proveedor de servicios.
Recuerda que para comenzar estas recomendaciones debes escoger bien el sitio donde asentarás tu negocio y conectarás a tus trabajadores, pues las instalaciones deben ser óptimas no sólo para la seguridad, sino también la productividad, considerando la ubicación, sus amenidades y de qué forma útil ayuda al flujo laboral.
Los Parques Corporativos son la nueva opción que contempla todo lo anterior para cambiar el modelo de negocios en México, y estaría bien echarles un vistazo antes de escoger la mudanza de tu empresa y tus colaboradores, hacia la seguridad.